Distansmöten

För att göra det lätt att distansmötas och därmed få fler att använda tekniken istället för att resa inventerade vi befintlig teknik, investerade i ny och utbildade medarbetare i distansmöten.

Genomförandet

Teknik

Inventerat befintlig teknik. Det visade sig vara olika teknik i olika lokaler. I de befintliga videokonferensrummen undersöktes också användarvänligheten – om akustiken, ljuset och rummet var anpassad för videomöten.

Investerade i ny videokonferensteknik som placerades ut i både nya och befintliga konferenslokaler.

Gav alla medarbetare möjlighet att få tillgång till Skype for business.

Köpte in utrustning i form av webbkameror och headset för Skypemöten vid medarbetarnas egna datorer.

Utvecklade distansmötesbryggor så att olika system är kompatibla med varandra.

Tog fram en film om Skype för nybörjare.

Utbildning

Skrev instruktioner för alla system.

Gav medarbetare chansen att få utbildning i Skype och andra videokonferenssystem både digitalt och på plats. 

Resurser som krävs

  • Arbetsgrupp med en medarbetare från IT, konferensrumsansvarig, projektledare och lokal styrgrupp.
  • Utbildning av de som ska utbilda.

Framgångsfaktorer

  • Stöd från politiker och chefer.
  • Bra tekniksupport om det strular.
  • Att göra det användarvänligt med manualer, fullständig teknik och erbjudande om utbildning.
  • Att den som ska utbilda är trygg med tekniken och olika tjänster.
  • Ha etablerade kontakter i organisationen för att få komma ut och utbilda i distansmöten.

 

Fallgropar

  • Att investera i teknik, utan att mottagaren har distansmötesteknik som fungerar bra.
  • Att chefer inte uppmuntrar till distansmöten.
  • Teknikrädsla hos medarbetarna.
  • Att medarbetare inte testar tekniken själva kort efter utbildningen.
  • Att man inte håller i utbildningar så ofta och tappar kunskap om tekniken i de olika rummen mellan gångerna.
  • Att man fokuserar på att utbilda i tekniken mer än att lära ut det nya arbetssättet som distansmöten faktiskt handlar om.

 

Förbättringsförslag

  • Politiskt beslut om att öka användningen av distansmöten.
  • Få utbildning själv innan man utbildar andra.
  • Obligatorisk distansmötesutbildning, t.ex. i nyanställdas introduktion.
  • Informationskampanj om utbildningen.
  • Att man under en begränsad period ägnar tid åt utbildningsinsatserna, för att inte tappa kunskapen och fokus, istället för att erbjuda det mer sällan under en längre tid.
  • Märka upp alla kablar i rummen (USB, Hub, HDMI, osv.)
  • Utveckla mötesstrukturer för att hålla så bra distansmöten som möjligt.
  • Utbilda ledningen i distansmöten först, så att distansmöteskulturen sprider sig i resten av organisationen.