Vanliga frågor och svar LifeCare SP

Hur får jag behörighet till LifeCare SP?

Om du som arbetar inom regionen inte har behörighet till LifeCare SP, behöver du kontrollera att du har fått rätt medarbetaruppdrag tilldelat. Kontakta din verksamhetschef, som sedan kontaktar er lokala Oktav-administratör för att beställa den behörighet du behöver. Om du arbetar inom kommunerna, vänder du dig till er lokala IT förvaltare för LifeCare SP.

Vad betyder frågetecknet i vänstermenyn?

Det är en användarmanual med information om systemets funktioner. Information visas endast om du inte befinner dig på startsidan.

Finns det frastexter?

Ja, vårdplansmallar fungerar som frastexter. Dessa finns under "Patientinformation".

Vad innebär det att registrera en patient?

Registrering innebär att patientens uppgifter läggs in i systemet. Vid inskrivning – om patienten ännu inte finns registrerad – välj alternativet "Registrera ny patient".

Vad är en vårdbegäran och hur länge ligger den kvar?

En vårdbegäran skapas av kommun och skickas alltid enbart till regionen. Vid registrering av vårdbegäran kommer Region Västernorrland vara automatiskt ifyllt som mottagare. En vårdbegäran ligger kvar i 48 timmar.

Vad innebär fast vårdkontakt och vem utser den?

Fast vårdkontakt ansvarar för samordning, kallelser och SIP. Fast vårdkontakt utses av verksamhetschefen.  

Vad gör jag om en patient flyttar eller listar om sig?

Ingen åtgärd krävs – systemet uppdateras automatiskt via befolkningsregistret och det nationella patientregistret.

Kan patienter med skyddad identitet hanteras i systemet?

Nej, dessa patienter hanteras enligt manuella rutiner. Som stöd kan systemets Avbrottsrutin användas, som beskriver manuella rutinerna för informationsöverföring mellan region och kommun.

Vad är en fokuspatient?

En markering för särskild information – symbol visas men påverkar inte funktioner. 

Kan man avregisterara en patient från LCSP?

Det går inte att avregistera en patienten i Lifecare SP. Orsaken är att det ska finnas en spårbarhet vad för vad som är dokumenterat på en patient och av vem.

Går det att återkalla ett samtycke utanför en SPU-process?

Det går inte att registrera ett återkallat samtycke för en patient utanför en pågående SPU-process.  Återkallelsen behöver dokumenteras enligt verksamheten egna rutiner, till exempel i journalsystemet, och hanteras i samband med att en ny SPU-process startas.

Vad gör jag som arbetar inom kommunen om personuppgifter skickats till mig som egentligen ska till en annan kommun eller till en annan verksamhet i min kommun?

Skicka ett mejl via säkra meddelanden till Regionen: informationssakerhet@rvn.se.

Skicka inte patientuppgifter eller andra känsliga uppgifter via vanlig e-post.

När gör jag en inskrivning?

En inskrivning görs av slutenvården när en patient läggs in. Patienten måste vara registrerad i systemet för att inskrivningen ska kunna genomföras. Vid inskrivning – om patienten ännu inte finns registrerad – välj alternativet "Registrera ny patient". Inskrivningsmeddelande skickas för alla patienter som vid inskrivningen har någon form av hjälpinsats, eller där behov uppstår under vårdtillfället.

Vad är ett planeringsunderlag?

Innehåller fastställda frågor som besvaras med ja, nej eller vet ej. Besvaras av mottagare av inskrivningsmeddelandet samt slutenvården. Fritextrutor finns för att beskriva pågående insatser, nya eller förändrade behov. Vid dokumentation i planeringsunderlaget ange datum, namn och yrkestitel. Sammanställningen av alla svar bildar en spårfärg och spårfärgen är vägledande för den fortsatta planeringen.

Hur ska planeringsunderlaget fyllas i?

Varje enhet som är involverad i en pågående SPU-process får ett planeringsunderlag att fylla i när patienten har skrivits in. Det innebär att flera yrkesroller kan fylla i samma planeringsunderlag. Vid varje ny anteckning ska datum, tid, namn och profession anges. Tidigare anteckningar ska aldrig raderas om den inte är felaktig.

Vart kan jag lägga till kontaktuppgifter till respektive enhet?

Det kan läggas till i respektive enhets planeringsunderlag.

Vart finner jag kontaktorsaken i inskrivningsmeddelandet?

Den finns på första frågan som slutenvården besvarar i planeringsunderlaget.

Blir planeringsunderlagen "låsta" under en SPU-process när utskrivningsklar eller utskrivningsmeddelande skickas?

Nej, planeringsunderlagen blir inte "låsta" varken när utskrivningsklar eller utskrivningsmeddelande skickas.

Kan flera personer öppna samma planeringsunderlag samtidigt?

Ja, flera personer kan öppna samma planeringsunderlag samtidigt. Det är dock bara den som först börjat skriva i det som kan spara sina ändringar.

Får jag en notifiering när andra enheter har skapat ett planeringsunderlag?

Som deltagare i ett vårdärende får du en notering om någon ändrar i ett redan skapat planeringsunderlag. Däremot får du inte en notifiering när det skapas.

Ska slutenvården registrera fast vårdkontakt vid inskrivning?

Fast vårdkontakt anges av primärvården. I de fall patienten har en vårdrelation till psykiatrisk öppenvård kan den avdelningen lägga till en fast vårdkontakt. En patient kan ha flera fasta vårdkontakter.

Vad är "generella meddelanden"?

Det generella meddelandet används under ett vårdtillfälle för att informera om övergripande saker, till exempel ett avdelningsbyte. Meddelandet är synligt för alla enheter som deltar i vårdtillfället. Observera att information om pågående insatser, nya behov eller förändrade behov inte ska skrivas här, utan dokumenteras i planeringsunderlaget.

Vad är "meddelande utanför vårdtillfälle"?

Detta meddelande används utanför ett vårdtillfälle och är kopplat till patienten, men inte till ett specifikt vårdtillfälle. Meddelandet kan skickas till valfri mottagare, och patienten behöver inte vara inlagd på sjukhus för att det ska kunna skickas.

Exempel på användning kan vara att informera om behov av uppföljning eller för att ta kontakt med en kollega i nästa vårdled. Observera att information om nya eller förändrade behov inte ska skrivas här.

Vilka mottagare föreslås automatiskt i inskrivningsmeddelandet?

Mottagande enhet föreslås automatiskt baserat på patientinformationen (t.ex. om SÄBO, ordinärt boende, hemsjukvård eller psykiatrisk enhet lagts in vid registreringen) samt på listad hälsocentral och kommuntillhörighet och utifrån adresseringsregler uppdelade efter GIS-kartor.

Vad händer när man kvitterar ett inskrivningsmeddelande?

När ett meddelande, som är skickat till en enhet, är kvitterat försvinner det från enhetens inkorg. Informationen återfinns efter kvittens under "inneliggande patienter".

Hur gör man för att flera professioner på samma enhet ska få varsitt inskrivningsmeddelande att kvittera?

För att flera professioner på samma enhet ska få varsitt inskrivningsmeddelande att kvittera behöver slutenvården lägga till enheten på flera rader, en per profession. Detta ska göras för hemsjukvård och särskilt boende.

Kan jag lägga till en ny enhet i en pågående process?

Ja, du kan lägga till en ny enhet i en pågående process genom att vidarebefordra inskrivningsmeddelandet till den enheten.

Om en enhet returnerar ett inskrivningsmeddelande, men det sedan visar sig att de ska vara en del i processen – hur går man då tillväga?

Lägg till enheten igen i inskrivningsmeddelandet och skicka om det. Då blir enheten tillagd i processen.

När jag skapar ADL status ser jag att enbart en profession inom hemsjukvården är meddelandemottagare, trots att det i inskrivningsmeddelandet är skickat till flera. Vad beror det på?

ADL meddelandet går till enheternas inkorgar. I dagsläget inte att styra till specifik profession. Det innebär att sjuksköterska, arbetsterapeut och fysioterapeut kommer att få ett gemensamt meddelande, även om det ser ut som det är skickat till en specifik profession. Vi arbetar för att ändra detta.

När jag skickar generella meddelanden ser jag att enbart en profession inom hemsjukvården är meddelandemottagare, trots att det i inskrivningsmeddelandet är skickat till flera. Vad beror det på?

Ett generellt meddelandet går till enheternas inkorgar eller kan läsas via patientvyn. Det går dagsläget inte att styra till specifik profession. Det innebär att sjuksköterska, arbetsterapeut och fysioterapeut kommer att få ett gemensamt meddelande, även om det ser ut som det är skickat till en specifik profession. Vi arbetar för att ändra detta.

När jag ska skicka utskrivningsmeddelande ser jag att enbart en profession inom hemsjukvården är meddelandemottagare, trots att det i inskrivningsmeddelandet är skickat till flera. Vad beror det på?

Ett utskrivningsmeddelande går till enheternas inkorgar eller kan läsas via patientvyn. Det går dagsläget inte att styra till specifik profession. Det innebär att sjuksköterska, arbetsterapeut och fysioterapeut kommer att få ett gemensamt meddelande, även om det ser ut som det är skickat till en specifik profession. Vi arbetar för att ändra detta.

Kan ADL-status skrivas flera gånger?

Ja, den kan uppdateras vid behov. För utklarmeddelande krävs en ny status.

Vad är patientinformation?

En samlad vy över patientens planerade insatser från olika aktörer under vårdtillfället.

Kan jag bifoga externa filer?

Nej, det är endast möjligt att bifoga bilagor skapade i LifeCare SP.

Vem initierar kallelse till SIP?

Om kallelsen till SIP sker inom ramen för SPU-processen, kan den endast göras av den fasta vårdkontakten. Däremot kan en kallelse utanför SPU initieras av samtliga aktörer inom primärvården och kommunen.

Hur fungerar kallelser av anhöriga till SIP?

För att skapa en kallelse till SIP går man till 'Kallelse till SIP' i patientmenyn. Anhöriga kan väljas som mottagare, men kontakten sker separat och inte genom LifeCare SP-systemet.

Hur skickas mötesinbjudan till SIP?

Till enhets inkorg i LifeCare SP – inte kopplat till Outlook.

Hur bokas videomöte för SIP?

Logga in i RVN:s bokningsportal för videomöte och följ anvisningarna där.

RVNs bokningsportal (videoportal2.rvn.se)

Vad kan jag se i kalendern?

Bokade tider för enheten, till exempel SIP-möten, vårdplanering och uppföljningar.

Kan jag se patientens tidigare processer?

Ja, om enheten varit involverad.

Kan jag se alla aktiva ärenden på en enhet?

Ja, via sidan ”Inneliggande patienter SPU” eller rapporter.

Kan man ta ut en lista på registrerade patienter per enhet?

Nej, det är inte möjligt. 

Vilka blir mottagare av ett utskrivningsmeddelande?

Utskrivningsmeddelandet skickas till de enheter som har kvitterat inskrivningsmeddelandet samt till övriga enheter som lagts till och därmed blivit en del i utskrivningsprocessen.

När ska man markera en patient som utskrivningsklar och skicka utskrivningsmeddelande?

Det regleras i den överenskommelse och samverkansrutinen som finns, inte av systemet.

Vad innebär fältet "Läkaransvar överlämnat till" i utskrivningsmeddelandet?

Kryss i rutan gör det obligatoriskt att ange mottagande enhet. Det är överlämnande läkarens ansvar att säkerställ att mottagande enhet tar över ansvaret för patienten. Remiss ska skickas om nytt vårdbehov tillkommit, vilket sker utanför LifeCare SP systemet.

Vad innebär "Återupprätta" under "Tidigare processer"?

Används om ett vårdtillfälle felaktigt avslutats. Om patienten insjuknar på nytt görs en ny inskrivning.

Går det att markera i ett utskrivningsmeddelande under en SPU-process att patienten är avliden och att processen därav avslutas?

I dessa fall ska man inte skicka ett utskrivningsmeddelande. Man avslutar istället processen genom att markera patienten som avliden. Ett meddelande skickas då automatiskt, utanför VTF, till alla deltagare i processen.

Det finns två sätt att markera patienten som avliden:

• Via patientbilden

• Via översikten (”handen”)

Via översikten kan man även avsluta processen av andra anledningar.

Vad händer om slutenvården ändrar utskrivningsdatum?

När slutenvården ändrar utskrivningsdatum, går ett meddelande automatiskt ut till alla som är del av vårdtillfället. Meddelandet behöver kvitteras på nytt.

Hur lång tid efter utskrivning ligger patienten kvar på listan över inneliggande patienter?

Patienten ligger kvar på listan i 48 timmar efter att samtliga enheter kvitterat utskrivningen.

Hur beräknas betalningsansvar?

För beräkning av betalningsansvar se systemets hjälptexter, läs i Lifecare SP under avsnittet “Rapporter”.

Hur använder jag funktionerna i Lifecare SP jämfört med de tidigare benämningarna systemet Prator?

• Medarbetaruppdrag: Vilken arbetsplats och arbetsroll du tillhör som du ska logga in på.
  
  
• Kalender: Kalendern för enheten/avdelningen. Där ses planerade möten (kallelse, uppföljning) inom en SIP och SPU.
  
  
• Vårdbegäran: Kan efterlikna Prators vårrapport, skickas av sjuksköterska i kommunen när en patient är inskickad till sjukhuset.
  
  
• Kvittering av vårdbegäran: Görs av sjuksköterska på slutenvården inom 48 timmar, annars försvinner den automatisk från systemet.
  
  
• Sök och registrera patient: I Lifecare SP behöver en person registreras i systemet innan något meddelande kan skickas. När det är gjort finns registreringen kvar i systemet till nästa vårdtillfälle med bland annat uppgifter på närstående.
  
  
• Skriv in patient: Är detsamma som Prators inskrivningsmeddelande, där meddelas kommun och primärvård att en patient vårdas på sjukhus och behöver samplaneras inför utskrivning. Det är enbart slutenvården som kan göra en inskrivning i Lifecare SP.
  
  
• Lägg till Närstående: Här dokumenteras den enskildes närstående och kontaktuppgifter som blir registrerat i systemet och lagras. Det är möjligt att klicka in och ändra/uppdatera uppgifterna.
  
  
• Fast vårdkontakt: Under fliken ”Fast vårdkontakt” i patientmenyn syns en överblick på tillagda fasta vårdkontakter.  Dem är bland annat ansvarig kontaktperson för patienten i primärvården under utskrivningsprocessen.
  
  
• Planeringsunderlag: Efterliknar Prators utskrivningsrapport, det är samma för kommunens och primärvårdens svar på inskrivningsmeddelande i Prator. Det är frågor som ska besvaras av de yrkesfunktioner (från både kommun och region) som är inkopplade på den enskildes in- och utskrivningsprocess och därmed ge en samlad information inför en trygg utskrivning. Fliken kommer att finnas under vårdtillfället först som meddelanden som ska kvitteras, sedan finns de att läsa under bilagor.
  
  
• Spårfärg planeringsunderlag: Beroende på vad användaren svarar i planeringsunderlagen genereras olika färger som kallas för spår. Dessa spår kan ge en indikation på vilka behov av insatser patienten behöver.
  
  
• Bilagor: Det är ADL-status och alla planeringsunderlag som dokumenterats under den pågående SPU-processen. Går inte att bifoga externa bilagor, enbart bilaga från systemet Lifecare SP.
  
  
• Patientinformation:Har ingen liknelse i Prator. Olika yrkesfunktioner kan skriva information till patienten som kan ge den enskilde/anhörige tryggare utskrivning. Till exempel är att biståndshandläggare skriver vilka insatser som blivit beviljade, om hembesök är planerat eller fast vårdkontakt skriver om det är planerat för en SIP i hemmet. Möjligheten finns att skriva ut informationen av sjuksköterska på slutenvården och ge till patient vid utskrivning.
  
  
• Vårdplansmallar: Finns på fliken "patientinformation", vilket innebär att man kan lägga till information om att patienten ska på provtagning, eller har inbokad tid på hälsocentralen för suturborttagning.
  
  
• Utskrivningsklar: Har samma betydelse som i Prator systemet. Läkare bedömer patienten medicinskt färdigbehandlad. Alla berörda professioner är klara med sina uppdrag kring patienten och kan skrivas ut samma dag. Skickas av sjuksköterska på avdelningen.
  
  
• Utskrivningsmeddelande: Skickas av sjuksköterska på vårdavdelning när patienten är utskriven och lämnat avdelningen. Detsamma som Prators faktiska utskrivningsmeddelande.
  
  
• Generella meddelanden: Kan liknas med Prators extrameddelande där alla inblandade in den enskildes utskrivningsprocess kan skicka meddelanden till varandra och efterfråga mer information och svara.
  
  
• Meddelande utanför vårdtillfälle: Kan efterliknas med Prators fristående meddelande. Skillnaden är att det inte går att bifoga externa bilagor, enbart bilaga från systemet Lifecare SP.
  
  
• SPU: Samordnad planerad utskrivning.
  
  
• SIP: Samordnad individuell plan.
• SVU: SPU Samverkan vid utskrivning heter nu Samordnad planering vid utskrivning.
  
  
• Kallelse till SIP: kallelsen sker inom SPU kan det enbart göras av fast vårdkontakt, medan en kallelse utanför SPU kan göras av alla aktörer inom primärvård och kommun.
  
  
• Färgkoder i kalender: Visas olika färgerna som systemet använder. Färgen ger en indikation på vad som behöver göras, om något är genomfört eller avslutat.