Beställning (rekvisition) av läkemedel

Inom specialistvården

Läkemedel får endast rekvireras av behörig (legitimerad) hälso- och sjukvårdspersonal som namngivits i elektroniskt system samt den lokala rutinen, som ska vara godkänd av verksamhetschef. På enheten bör flera personer utöver den/de som har läkemedelsansvaret ges behörighet att rekvirera läkemedel. Detta bör framgå i enhetens lokala instruktion med rutiner runt läkemedelshantering.

Inom primärvård och tandvård

Den som är behörig förskrivare får rekvirera och motta sådant som omfattas av behörigheten. De yrkesgrupper som, förutom läkare, har behörighet att rekvirera är angivna i HSLF-FS 2021:75.

Inom kommunen

För att personal inom kommunerna ska kunna få beställningsbehörighet ska MAS i respektive kommun skicka en ansvarsfördelningslista till läkemedelsleverantören.

Ansvarsfördelning läkemedelshantering Västernorrland (pdf)

Kommunala läkemedelsförråd - RVN Vårdgivarwebb

Mall och underlag till lokal rutin för läkemedelshantering (Word)

Beställning inom kommunen till akuta läkemedelsförråd

Rekvisition av läkemedel sker via upphandlad läkemedelsleverantörs webbaserade beställningssystem i första hand. Som reservrutin kan ifylld beställningslista skickas via e-post till upphandlad läkemedelsleverantör.

ApoEx Care Beställningsportal

Kommunala läkemedelsförråd - RVN Vårdgivarwebb

Beställning av vacciner

Vacciner beställs direkt från distributör alternativt via upphandlad läkemedelsleverantör se mer information på Regionens vårdgivarwebb under Upphandlade vacciner.
Alla följesedlar vid leverans av vacciner direkt från distibutör ska, enligt krav från Läkemedelsverket, sparas på vårdenhet i tre år.

Upphandlade läkemedel och vacciner - RVN Vårdgivarwebb 

Upphandlade och övriga vacciner - RVN Vårdgivarwebb

Vaccinationer - RVN Vårdgivarwebb

Diabeteshjälpmedel

Diabeteshjälpmedel, exempelvis teststickor och blodsockermätare, ska på sjukhusen inte beställas via upphandlad läkemedelsleverantör. Vid Örnsköldsviks och Sollefteå sjukhus hämtas dessa hjälpmedel hos diabetessjuksköterska vid respektive klinik, och på Sundsvalls sjukhus vid ett speciellt förråd hos Medicinmottagningen.

Inom primärvården beställs diabeteshjälpmedel till respektive hälso- och vårdcentral.

Beställning inom regionen

För att uppnå en effektiv läkemedelsförsörjning inom Region Västernorrland ska alla verksamheter inom respektive sjukhus ses som en försörjningsenhet för läkemedel. Lagerhållning av läkemedel ska samordnas och lån mellan enheter skall medges generöst.

Rekvisition av läkemedel sker via regionens elektroniska beställningssystem av sjuksköterskor med beställningsbehörighet alternativt av farmaceut enligt lokal rutin.

I den lokala rutinen för läkemedelshantering ska det anges hur läkemedelsbeställningar hanteras.

Flera personer utöver den/de som har läkemedelsansvaret bör ges behörighet att rekvirera läkemedel. På regionens sjukhus sker beställning och påfyllnad av regionfarmaceuter på många vårdenheter och då enligt fastställda läkemedelssortiment.

Vid driftstopp och när behörig beställare saknas kan pappersrekvisition användas och mejlas till upphandlad läkemedelsleverantör. Blanketten ”Beställningsblankett för läkemedelsrekvisition” återfinns på leverantörens hemsida. Viktigt att GLN-nummer anges på beställningsblanketten.

Lista med GLN-nummer (pdf) - RVN intranät

Apoex Norrland startsida

Leta läkemedel - RVN intranät

Beställning av extemporeläkemedel

Vid rekvisition av extempore läkemedel (läkemedel tillverkade endast för ett visst tillfälle) görs beställningen först i Proceedo av allmän extempore produkt (A13378 Extempore Norrland) och ordernummer som genereras anges på blanketten. Varunummer skapas efter varje beställning, använd därefter angivet varunummer. Endast ett läkemedel per order. Vid rekvisition av extempore läkemedel till enskild patient ska patientens födelsedata och namn anges av läkare. Viktigt att GLN-nummer anges på beställningsblanketten.

Lista med GLN-nummer (pdf) - RVN intranät

Beställning av licenspreparat

Läkemedel som inte är godkända i Sverige kan lämnas ut på licens till patient. Ansökan utförs av en läkare eller tandläkare som innefattar en licensmotivering elektroniskt till Läkemedelsverket via licenssystemet KLAS. Vid rekvisition av licenspreparat till enskild patient ska födelsedata och namn samt dosering anges av läkare. Dessa uppgifter och ordinerande läkare anges på den etikett som läkemedelsleverantör sätter på läkemedlet.

Tänk på är att licensläkemedel kräver ofta specialhantering vilket innebär att de behöver beställas i en egen order. Om fler läkemedel beställs i samma order så kan leverans av dessa inte ske förrän licensläkemedlet finns hemma hos leverantören. För lista över beviljade licenser, se länk nedan.

Licensläkemedel - Mitt Läkemedel

Beställning av läkemedel till klinisk prövning

Läkemedel som distribueras i anslutning till klinisk prövning beställs enligt särskild rutin på respektive enhet. Distributionen av prövningsläkemedel sker via öppenvårdsapotek, partihandlare eller inom ramen för verksamheten hos upphandlad läkemedelsleverantör.

Beställning av vätskevagn på sjukhusen

Enheter har för sin verksamhet ett anpassat sortiment av infusions- och spolvätskor. Revision av vätskevagnssortiment ska genomföras minst årligen. Vätskevagnssystem finns på länets alla tre sjukhus. Påfyllnad, distribution samt tvätt av vätskevagnarna sköts av Regionservice, kontroller utförs av farmaceuter på Läkemedelsenheten. Varje enhet äger och ansvarar för att vätskevagnarna sköts enligt gällande hygienrutiner.

Vätskevagnsbyte sker via avrop (vid behov) alternativt schema med fastställda bytesdagar.
Vårdenheter som har avrop beställer byte av vätskevagn via Regionservice kundtjänst, tel. 80 100 (från extern telefon 0611-80 100). 

Vätskevagnshantering - RVN intranät

Mall och underlag till lokal rutin för läkemedelshantering (Word)

Läkemedelsförråd inom sluten- och öppenvård

Varje enhet bör utarbeta ett bassortiment utifrån upphandlade läkemedel och läkemedelskommitténs rekommendationer samt utifrån enhetens behov. Sortimentet ska innehålla de läkemedel och övriga medicintekniska/läkemedelsnära produkter som enheten använder regelbundet, samt de läkemedel som kan behövas akut.

Inom slutenvården ska årlig revision av vårdenheternas bassortiment utföras av läkemedelsansvarig sjuksköterska, läkare och regionfarmaceut. Regionfarmaceut tar kontakt med berörda parter när det är dags för revision.

Läkemedel som inte tillhör bassortimentet men som vårdenheten har beställt och inte har användning för längre ska inte förvaras tillsammans med basläkemedlen utan placeras i ett särskilt förråd för läkemedel s.k. depåförråd, som är gemensamt för vårdenheter på respektive sjukhus.

Leta Läkemedel - Regionens intranät

Hantering av läkemedel vid Läkemedelsdepå (pdf) - RVN intranät

Uttag av läkemedel vid Centralt läkemedelsförråd- Sundsvalls sjukhus (pdf) - RVN intranät (under revidering)

Akutläkemedelsförråd i kommunal hälso- och sjukvård

I ett särskilt boende för äldre kan det finnas ett förråd med akutläkemedel enligt av läkemedelskommittén fastställd lista. Syftet är att minska behovet av insatser, framförallt under jourtid, då det gäller behandlingar och läkemedelsordinationer, vilket kan reducera långa och ”onödiga” resor samt sjukhusinläggningar.

Sortimentet är enhetligt för hela länet och bekostas av Regionen. Läkemedel som tas ur akutförrådet är kostnadsfria för patienten.
Vid akuta antibiotikakurer samt läkemedel vid palliativ vård under jourtid kan hela kuren/behandlingen tas från läkemedelsförrådet, som sedan fylls på genom ny beställning till förrådet. Patientbundna läkemedel ska inte tillföras det egna förrådet.

Den fullständiga ordinationen ska dokumenteras på ordinationshandlingen och journalföras i respektive journal. I omvårdnadsjournalen ska hänvisning till aktuell ordinationshandling dokumenteras.

Medicinskt ansvarig sjuksköterska (MAS) överenskommer med Regionen på vilka äldreboenden ett läkemedelsförråd för akuta behov ska finnas. Sortimentet är ändamålsenligt för akut kortvarigt bruk och aktuella läkemedel finns i kommunens akutläkemedelslista som uppdateras årligen av Läkemedelskommittén.

MAS har ansvar för att det är behöriga sjuksköterskor som beställer läkemedel till läkemedelsförråden, samt att utse administratörer till beställningssystemet. Administratörerna sköter sedan hanteringen att lägga in och ändra behörigheter i systemet men har inte själva beställningsbehörighet.

Läkemedel inom kommunal hälso- och sjukvård - RVN Vårdgivarwebb

Utbytbara läkemedel

Upphandlad läkemedelsleverantör har under vissa förutsättningar rätt att byta ut rekvirerade läkemedel. Dessa förutsättningar är att:

• aktuellt läkemedel finns upptaget på Läkemedelsverkets utbyteslista över generiskt utbytbara läkemedel
• levererat ersättningsläkemedel i möjligaste mån utgörs av ett läkemedel som finns med på förteckning över upphandlade läkemedel i Norra regionen
• av läkemedelsleverantören utbytta läkemedel framgår på följesedeln.

Byte av läkemedel ska dokumenteras i patientens läkemedelsjournal. Byte får inte ske om läkare uttryckligen angett att patienten måste ha ett speciellt läkemedel, detta ska då anges i läkemedelsdokumentationen i patientjournalen. Om inte särskild dokumentation finns enligt ovan gäller följande:

• i den lokala instruktionen ska det framgå under vilka förutsättningar och för vilka läkemedel byte kan ske utan föregående läkarkontakt
• hänsyn måste i varje enskilt fall tas till styrka och beredningsform

Utbytbarhetslista  - Läkemedelsverket

Akutläkemedel, antidoter och katastrofläkemedel

Antidotförråd finns på sjukhusens intensivvårdsavdelningar. Ett fåtal antidoter finns även på länets akutmottagningar. Vårdenheterna ansvarar själva för:

• bevakning av tillgången på akutläkemedel, antidoter och läkemedlens hållbarhet
• beställning av nya akutläkemedel och antidoter från upphandlad läkemedelsleverantör.

Jourhavande farmaceut

Om läkemedelsbehov uppstår akut utanför leverantörs öppethållande, kan jourhavande farmaceut som har beredskap kontaktas. Jourtider för läkemedelsleveranser, kostnad för jourhavande farmaceut, tillverkning av extempore etc. är överenskommet med upphandlad läkemedelsleverantör enligt avtal. Vårdenenheten står själva för kostnaden vid akut beställning.

Läkemedelsförsörjning - lathund vid beställning (pdf) - RVN intranät

Upphandlade läkemedel

När nya läkemedel upphandlats, sluts överenskommelse om utbyte med upphandlad läkemedelsleverantör som distribuerar de upphandlade läkemedlen. Vid enheter som har tjänsten Skötsel av läkemedelsförråd så ändrar därefter personal vid läkemedelsenheten bassortimenten i samråd med respektive vårdenhet. 

De läkemedel som är upphandlade är markerade med "tummen upp" i beställningssystemet Proceedo.

Upphandlade läkemedel och vacciner - RVN vårdgivarwebb

Restnoterade läkemedel

Om ett läkemedel inte finns i lager eller tillfälligt är slut, anges detta på följesedeln. Läkemedelsleverantören kan vid behov kontaktas av beställande enhet om akut behov föreligger.

Restnoterade läkemedel - Mitt Läkemedel

Restsituationer - Läkemedelsverket

Transport av läkemedel

Upphandlad läkemedelsleverantör levererar läkemedel till regionens tre sjukhus. Transporter inom sjukhusen samt till regionsdriven primärvård sker via transportverksamheten i regionen. Transport vid expressbeställning bokas av upphandlad läkemedelsleverantör och debiteras beställande enhet.

Rekommendationen är att vårdenheten har en rullvagn där läkemedelslådor ställs vid leverans från Transportenheten. Detta för att underlätta vid uppackning av läkemedel och vid transport av de tomma lådorna ut ur rummet. Det är även ur hygiensynpunkt viktigt att inte lådor hamnar på bänk där läkemedel iordningställs.

Beställningar till kommunernas akutläkemedelsförråd levereras direkt till kund från läkemedelsleverantör.

Kvittering av läkemedelsleverans

• Läkemedelsleverans ska överlämnas till sjuksköterska på enheten som ska signera mottagandet. Sjuksköterska på enheten kontrollerar att leveransen är obruten, utan synliga brister och räknar att antal kolli överensstämmer med bifogad lista samt kvitterar leveransen
• Sjuksköterska på enheten ombesörjer att läkemedelsleveransen snarast placeras i läkemedelsrummet, om detta inte är möjligt omgående ska läkemedlen förvaras oåtkomligt för obehöriga samt hållas under uppsikt fram tills att de placeras i läkemedelsrummet.

Leveranskontroll

• Sjuksköterska på enheten som packar upp ska kontrollera plomberingen och att de er­hållna läkemedlen överensstämmer med gjord beställning och följesedel
• För vårdenheter med tjänsten Skötsel av läkemedelsförråd ansvarar Regionens farmaceuter för uppackning av läkemedel i bassortimentet
• Läkemedlen ska så snart det är möjligt packas upp (särskilt om kylvaror rekvirerats)
• Eventuella anmärkningar ska omgående eller senast dagen därpå göras till upphandlad läkemedelsleverantör för rättelse
• Följesedel sparas tills leveranskvittensen är gjord samt eventuellt tills kontroll av narkotika är utförd enligt rutin
• Följesedel vid rekvirering av vacciner ska sparas i 3 år
• Uppgifter om tillförsel av kontrolläkemedel förs i en särskild förbrukningsjournal för narkotika.

Översikt av rekommenderade arkiveringstider för olika dokument i läkemedelshanteringen inom Region Västernorrland (pdf)

Vårdenheter i länet kan returnera kuranta oöppnade förpackningar för kreditering till läkemedelsleverantör inom 5 arbets­dagar efter leverans om:

• Uppenbart orimlig beställning har gjorts som missats av leverantörens orderberedare
• Leverantören expedierat fel läkemedel till vårdenheten.

Retur och kreditering

Följande krävs för att få returnera en vara:

• Kontakta leverantören som efter godkännande mejlar ett returgodkännade dokument i form av en PDF-fil samt en returetikett som skrivs ut på enheten
• De läkemedel som ska returneras samt returgodkännandet läggs ned i plastback som sedan plomberas med buntband
• Returetiketten ska sättas fast över den ursprungliga adressetiketten
• Kontakta sedan transport som hämtar returen och skickar tillbaka till leverantör
• Returen måste vara leverantören tillhanda senast fem dagar efter att leveransen kommit till enheten

Kreditering av varorna sker efter kontroll av farmaceut.

Ingår läkemedlet i enhetens bassortimentet kan läkemedlet behållas om enheten hinner använda det innan utgångsdatum. Alternativt lämna det till annan enhet som kan förbruka det eller till läkemedelsdepå.

Reklamation

Upptäcks något fel på ett läkemedel (till exempel fällning, missfärgning, trasig tablett, trasig innerförpackning) samt andra eventuella felaktigheter i leverans ska detta reklameras enligt följande rutin:

• Kontakta leverantören
• Blanketten ”Reklamation” fylls i och mejlas till leverantören, blanketten återfinns i läkemedelsleverantörens manual.
• Leverantören ska kostnadsfritt skicka utbyte av reklamerad vara
• Vara behålls på enheten i en månad. Den ska kunna skickas tillbaka till leverantören om ytterligare utredning krävs från den som tillverkat läkemedlet.