Cosmic – därför bytte vi journalsystem och så arbetar vi vidare

Arbetet sker i nära samverkan med andra regioner och leverantören.

– Införandet av ett nytt vårdinformationssystem är ett av de största förändringsarbeten man kan göra i hälso- och sjukvården. Vi är ödmjuka inför att alla delar inte fungerar optimalt ännu, men bytet var nödvändigt och vi tar tillsammans ett långsiktigt ansvar för att åtgärda de brister som finns, säger Roger Westerlund, tf. hälso- och sjukvårdsdirektör.

Därför bytte regionen journalsystem och så arbetar vi vidare

Region Västernorrland införde Cosmic för att ersätta flera äldre system som inte längre gick att utveckla eller möta dagens krav. De motsvarade inte längre behoven hos vare sig medarbetare eller patienter. Samtidigt har kraven ökat på strukturerad dokumentation, informationsdelning, nationell kunskapsstyrning och digital tillgänglighet. Med ett modernt journalsystem som kan vidareutvecklas över tid skapas bättre förutsättningar att möta framtidens vårdbehov.

Arbetet med att byta journalsystem har pågått under lång tid och föregåtts av omfattande förberedelser. Medarbetare från hälso- och sjukvården i de berörda regionerna har varit delaktiga i kravställningen för det nya systemet, för att säkerställa att det stödjer vårdens behov och arbetssätt.

Ett journalsystem som samlar vårdinformationen

Cosmic ersätter eller integrerar successivt flera tidigare system, vilket minskar behovet av att växla mellan olika lösningar och överföra information manuellt. Det kan innebära fler klick i ett och samma system, vilket också är något som många användare har lyft, men samtidigt färre inloggningar, färre överlämningar mellan system och bättre tillgång till relevant patientinformation.

Att förenkla arbetsflöden och minska onödigt klickande är därför en viktig del i det pågående förbättringsarbetet.

– Tidigare behövde medarbetare arbeta parallellt i flera system för att få en helhetsbild. Med Cosmic samlas informationen på ett helt annat sätt. Det är en tydlig förbättring, även om vi fortfarande behöver förenkla vissa arbetssätt, säger Anneli Arvidsson, objektsspecialist Cosmic.

Utmaningar som tas på allvar

Det finns delar i Cosmic som i dag inte upplevs som optimala av alla användare, till exempel vissa arbetsflöden, journalmallar, prestanda och läkemedelshantering. Den kritiken tas på största allvar. Inom ramen för Sussa-samarbetet pågår därför ett intensivt stabiliserings- och förbättringsarbete tillsammans med leverantören Cambio.

– Vi vet att vissa arbetssätt fortfarande upplevs som krångliga i vardagen. Därför arbetar vi tätt tillsammans med verksamheterna för att fånga upp synpunkter och omsätta dem i konkreta förbättringar, säger Anneli Arvidsson.

Arbetet har lett fram till en gemensam handlingsplan där de flesta åtgärderna beräknas vara genomförda före årets slut och följs upp inom regionens ordinarie styrning.

Läget efter införandet och vägen framåt

Det var väldigt mycket supportärenden de första månaderna, nu är inflödet lägre. Samtidigt fortsätter utvecklingen. Nya arbetssätt som Cosmic Nova, taligenkänning och automatisering av vårdflöden skapar möjligheter som tidigare system inte stödde.

– Det här är exempel på utveckling som var svår eller omöjlig med de tidigare systemen. När Cosmic fungerar som det är tänkt ger det bättre förutsättningar att utveckla vården, både för patienter och medarbetare, säger Roger Westerlund.