Personuppgifter för medarbetare

Som medarbetare inom Region Västernorrland hanterar vi följande typer av personuppgifter om dig:

Namn, personnummer, adress, telefonnummer, mobiltelefonnummer, e-postadress, lön, användarnamn, anställningsnummer, arbetsplats, HSAID, anställningsintyg,  frånvarouppgifter, uppgifter om barn, uppgifter vid ansökan om anställning, uppgifter från medarbetarsamtal och information om bisyssla.

I vissa fall hanterar Region Västernorrland dessa personuppgifter om dig som anställd:

Fotografi, film, sjukintyg, uppgifter om närmast anhörig och uppgifter kopplade till arbetsmiljöinsatser.

Hur länge sparar vi dina personuppgifter?

Personuppgifter får inte sparas längre än nödvändigt. Det innebär att när personuppgifterna inte längre behövs till det ändamål de samlades in för, ska de tas bort (lagringsminimering).

När det gäller offentliga myndigheter finns ett undantag från principen om lagringsminimering. Myndigheter skyldiga att spara allmänna handlingar som har ett arkivvärde, även efter att handlingarna inte längre behövs i den löpande verksamheten.

Det innebär att om det finns personuppgifter i allmänna handlingar som ska sparas i arkiv får Region Västernorrland spara dem längre än vad som är nödvändigt för det ursprungliga ändamålet.

När du är anställd inom Region Västernorrland behandlar vi personuppgifter om dig för att hantera din anställning. Andra ändamål kan vara att skapa insyn eller sprida information om vår verksamhet samt i rekryteringssyfte. Vi behandlar också personuppgifter som vi enligt lag måste hantera, exempelvis bokföring, skatt och arbetsgivaravgifter.

Laglig grund är är i huvudsak myndighetsutövning och allmänt intresse, i vissa fall gäller rättslig förpliktelse. För vissa behandlingar krävs ett samtycke.

Vi samlar in personuppgifter om dig före, under och efter din anställning hos Region Västernorrland. Uppgifterna lämnas av dig men kan också upprättas inom ramen för din anställning. Vi samlar också in uppgifter från andra myndigheter.

Mottagare av dina personuppgifter är vissa anställda inom Region Västernorrland samt vissa myndigheter eller andra inom ramen för Offentlighets- och sekretesslagen.

Leverantörer

Region Västernorrland anlitar personuppgiftsbiträden som behandlar personuppgifter. För att skydda dina personuppgifter upprättas avtal mellan regionen och leverantören.

Överföringar utanför EU/EES

I huvudregel delar vi aldrig uppgifter om anställda till länder utanför EU/EES.

Rätt till information

Vilka personuppgifter hanterar vi om dig, för vilket syfte, vilka får ta del av informationen. Denna sida beskriver denna information

Rätt till registerutdrag

Du har rätt att vända dig till Region Västernorrland för att få veta vilka personuppgifter vi hanterar om dig och på vilket sätt uppgifterna hanteras, genom ett så kallat registerutdrag.

Registerutdraget innehåller information om dels vilka uppgifter som vi har om dig registrerade, dels hur uppgifterna hanteras, bland annat vart uppgifterna kommer ifrån, ändamålet med hanteringen och till vilka mottagare eller kategorier av mottagare uppgifterna lämnats ut. Utdraget ska i normalfallet lämnas till den dig senast en månad från dess att begäran mottagits.

Det kan finnas omständigheter som medför att information i registerutdrag inte ska lämnas ut, t.ex. på grund av bestämmelser i annan lagstiftning eller att ett utlämnande av informationen medför nackdelar för andra.

Rätt till rättelse

Du har rätt att be att få felaktiga uppgifter rättade. Det innebär också att du har rätt att komplettera med sådana personuppgifter som saknas och som är relevanta med hänsyn till syftet med personuppgiftshanteringen.

Rätt till radering

Du har rätt att vända dig till Region Västernorrland och be att uppgifterna som avser dig raderas. Uppgifterna måste raderas i följande fall:

• Om uppgifterna inte längre behövs för det syfte som de samlades in för
• Om behandlingen grundar sig på den enskildes samtycke och denne återkallar samtycket
• Om behandlingen sker för direktmarknadsföring och den enskilde motsätter sig att uppgifterna behandlas
• Om den enskilde motsätter sig personuppgiftsbehandling som sker inom ramen för myndighetsutövning eller efter en intresseavvägning och det inte finns berättigade skäl som väger tyngre än den enskildes intresse
• Om personuppgifterna har behandlats olagligt
• Om radering krävs för att uppfylla en rättslig skyldighet

Om uppgifter raderas på den enskildes begäran måste Region Västernorrland också informera dem som de har lämnat ut uppgifter till om raderingen. Det gäller dock inte om det skulle visa sig omöjligt eller innebär en alltför betungande insats. Den enskilde har också rätt att begära att få information om till vem uppgifter har lämnats ut.

Det finns undantag från rätten till radering och skyldigheten att informera andra om det är nödvändigt för att tillgodose andra viktiga rättigheter som till exempel rätten till yttrande- och informationsfrihet, för att uppfylla en rättslig förpliktelse, utföra en uppgift av allmänt intresse eller som ett led i myndighetsutövning.

Rätt till begränsning av behandling

Du har i vissa fall rätt att kräva att behandlingen av personuppgifter begränsas. Med begränsning menas att uppgifterna markeras så att dessa i framtiden endast får behandlas för vissa avgränsade syften.

Rätten till begränsning gäller bland annat när du anser att uppgifterna är felaktiga och begärt rättelse. I sådana fall kan du även begära att hanteringen av uppgifterna begränsas under tiden uppgifternas korrekthet utreds.

När begränsningen upphör ska du informeras om detta.

Dataportabilitet

Du har i vissa fall rätt att få ut och använda sina personuppgifter på annat håll till exempel i en annan social medietjänst (rätten till dataportabilitet). Den som har tagit emot personuppgifterna är skyldig att underlätta en sådan överflyttning av personuppgifter. En förutsättning är att denna behandlar personuppgifterna med stöd av ett samtycke från dig eller för att uppfylla ett avtal med dig och det gäller bara sådana personuppgifter som du själv har lämnat. Rätten till dataportabilitet är en nyhet i dataskyddsförordningen.

Rätt att göra invändningar

Du har i vissa fall rätt att invända mot den personuppgiftsansvariges hantering av hans eller hennes personuppgifter.

Rätten att invända gäller när personuppgifter hanteras för att utföra en uppgift av allmänt intresse, som ett led i myndighetsutövning eller efter en intresseavvägning.

Om du invänder mot behandlingen i sådana fall får den personuppgiftsansvarige endast fortsätta att behandla uppgifterna om det går att visa att det finns tvingande berättigade skäl till att uppgifterna måste hanteras som väger tyngre än den enskildes intressen, rättigheter och friheter eller om behandlingen sker för fastställande, utövande eller försvar av rättsliga anspråk.

Särskilda regler gäller för personuppgifter som hanteras för vetenskapliga och historiska forskningsändamål eller statistiska ändamål.

Den personuppgiftsansvarige måste informera dig om rätten att göra invändningar.

Hur du åberopar dina rättigheter

Om du vill åberopa dina rättigheter, skicka ett e-postmeddelande till dataskyddsorganisation@rvn.se där du beskriver vilken rättighet du vill använda. Ange också dina kontaktuppgifter. Vi kommer i normalfallet utföra detta inom 30 dagar.