6. Resursplanering

Resursplaneringen ska vara kopplad till aktivitetsplaneringen. Resurserna ska vara nödvändiga för genomförande av de aktiviteter som ingår i projektet.
Dessa är exempel på vanliga delar som bör tas i beaktande för planeringen:

• Områdeskompetens: om det krävs specifik kompetens som inte finns inom organisationen så kan det bli nödvändigt att inhandla externa tjänster. Du ska också säkerställa att kompetens finns inom jämställdhet, mångfald samt miljö och klimat.
• Personal: administration, kommunikation, projektledare och så vidare.
• Finansiering: hur ska finansieringen se ut? Vilka möjliga medfinansiärer finns? Hur säkras verksamheten på lång sikt utan projektfinansiering?
• Tidsplanering: vad kräver aktiviteterna som planeras i form av arbetstid?
• Lokaler: vilka lokalbehov finns för projektet?
• Övriga kostnader: reskostnader, materialkostnader, indirekta kostnader?
• Investeringar: kommer projektet att behöva göra någon investering?

Ett bra hjälpmedel i denna planering är att fylla i bilagan Budgetspecifikation (xlsx) som ger en överskådlig bild av vilka resurser som behövs i form av exempelvis personal, externa tjänster, resor och lokaler för projektet. Budgetspecifikationen är en obligatorisk bilaga som kommer att efterfrågas vid eventuella kompletteringar. Så spara tid genom att skicka in den direkt vid ansökan. Ha i åtanke att de kostnader som tas upp här ska koppla mot de aktiviteter som planeras för projektet.

Det vanligaste sättet att medfinansiera ett projekt som Region Västernorrland hanterar är via kontanta medel eller direktfinansiering (exempelvis arbetstid eller lokal). I budgetblanketten för medfinansiering från Region Västernorrland ska en sammanställning av kostnader och finansiering fyllas i som överensstämmer med totalsumma för varje budgetår. Notera även att medfinansiering från Region Västernorrland endast kan uppgå till max femtio procent av total finansiering.

Betalas ut i efterhand

Finansieringen som beviljas betalas ut i efterhand efter att en rekvisition av faktiska kostnader i projektet har lämnats in. Alltså måste ni i planeringsprocessen klargöra att det finns medel i organisationerna och en stabil ekonomisk situation för att klara av att invänta utbetalningar. Detsamma gäller i de fall då kostnader som godkänns, vilket i praktiken innebär att projektägaren själv får stå för en icke godkänd kostnad.

En sak som måste poängteras är vikten av att följa Lagen om offentlig upphandling (LOU) när projektägaren lyder under dessa lagar. I övriga fall gäller affärsmässiga villkor vid inköp av varor och tjänster som kan vara aktuella för projektet. ”Affärsmässiga villkor” kan innebära att man tillfrågar minst tre likvärdiga aktörer för att visa att den aktör som väljs till projektet har en marknadsmässig prissättning som medfinansiärer kan anse vara befogad.